Mahnwesen-Übersicht, Mahnakte und Bank-Autopilot
Mit 1.4.2.6 sehen Sie alle offenen Forderungen in der neuen Mahnwesen-Übersicht, mit Mahnstand, Frist und nächstem Schritt. Die Mahnakte bündelt Rechnungen, Mahnungen und Nachweise als PDF oder ZIP. Der Bank-Autopilot ordnet eindeutige Zahlungen nach Ihren Regeln zu. Die neue Glocke zeigt alles, was auf Sie wartet.
Neu
11In der Belegliste öffnet „Mahnwesen“ die Übersicht aller offenen Forderungen. Je Rechnung sehen Sie offenen Betrag, Mahnstand, Mahnfrist und den nächsten Schritt. Rechts zeigen die Details den ganzen Mahnverlauf mit Zahlungen und Versand.
Mahnwesen-Übersicht: Sichten wie Zu erledigen oder Frist abgelaufen, rechts der Mahnverlauf einer Rechnung (Beispieldaten). Für die Übergabe an eine Kanzlei bündelt die Mahnakte Rechnungen, Mahnungen, Zahlungen und Versandnachweise eines Kunden. Sie laden alles als ZIP, als PDF-Zusammenfassung oder bereiten eine E-Mail vor. Fehlende Unterlagen markiert OfficeOmni.
Mahnakte: Verlauf, Gesamtforderung und Anlagen prüfen, dann als ZIP, PDF oder per E-Mail übergeben (Beispieldaten). Im Bankabgleich wählen Sie Assistent, Automatik oder Autopilot. Die Automatik übernimmt nur eindeutige Fälle bis zu Ihrer Betragsgrenze. Der Autopilot prüft bei geöffnetem OfficeOmni alle paar Stunden neu, jede Zuordnung bleibt lösbar.
Modus Autopilot: übernommene Zahlungen mit Chip Automatik, jede Zuordnung lässt sich lösen (Beispieldaten). Die Glocke im Hauptfenster sammelt Mahnvorschläge, offene Bankentscheidungen, Wiedervorlagen, Auffälligkeiten, Entwürfe und eBay-Meldungen. Die Zahl an der Glocke zählt nur, was Sie wirklich erledigen müssen.
Neue Glocke: Bereiche mit Filter, Mahnvorschläge mit Summe und der letzte Lauf des Bank-Autopiloten (Beispieldaten). Miete, Gebühren oder feste Lieferanten behandeln Sie mit einer Firmenregel. Bedingungen sind etwa IBAN, Name, Verwendungszweck oder Betrag. Eine Regel wirkt erst, wenn Sie sie aktivieren, „Immer so behandeln …“ legt sie vorbefüllt an.
Eine eBay-Auszahlung verteilt OfficeOmni auf die offenen Rechnungen der Verkäufe, auf den Cent genau. Gebühren und Erstattungen stehen getrennt daneben. Übernommen wird nur per Klick.
eBay-Auszahlung: Verkäufe minus Gebühren und Erstattungen, verteilt auf die Rechnungen (Beispieldaten). Überweisen Sie Geld zwischen eigenen Konten, erkennt der Bankabgleich beide Seiten als Umbuchung. Ein Klick erledigt beide. Der Saldo-Abschluss zeigt je Konto, ob der Stand zum Kontoauszug passt.
Fehlt zu einem Umsatz der Beleg, sucht OfficeOmni im Rechnungseingangsbuch und in Mails mit Anhang. Findet sich nichts, legt es eine Aufgabe „Beleg besorgen“ als Entwurf an. Für Umsätze ohne Beleg schlägt es ein Konto vor, gebucht wird nichts.
Platzt eine Lastschrift, erfassen Sie sie im Zahlungseingang als Rücklastschrift. Die Rechnung ist danach wieder offen. Der Bankabgleich erkennt Rücklastschriften selbst und zeigt die Bankgebühr als Differenz.
Schlägt Ihre KI im KI-Chat eine Zahlungszuordnung vor, erscheint sie als Karte. Sie geben frei, übernehmen oder verwerfen. Gebucht wird nur mit Ihrer Freigabe oder im Rahmen Ihrer Automatik.
Die Seite Einstellungen › Firma Benutzer zeigt Rolle, Status, Lizenz und Notiz jedes Benutzers. Einladungen verschicken und zurückziehen Sie direkt dort. Zu den Rechten eines Benutzers springen Sie mit einem Klick.
Verbessert
6Jede Mahnung speichert jetzt ihre Zahlungsfrist. Der Kalender zeigt die Frist je Rechnung und meldet erst danach „überfällig“. Die nächste Mahnstufe schlägt OfficeOmni erst nach Ablauf der Frist vor.
Überfällige Abschlags- und Schlussrechnungen bekommen jetzt einen echten Mahnbeleg. Er zeigt die Forderung mit Restbetrag, Zahlungen und Gebühren.
Im Häkchen-Menü der Belegliste steht jetzt „Als PDF speichern …“. Es speichert alle angehakten Belege in der Reihenfolge der Liste, nicht nur die markierte Zeile.
Das Reservierungsfenster der Produktauswahl zeigt je Auftrag den Status, etwa „Teilweise geliefert“. „Aktualisieren“ oder F5 lädt Bestand und Belege frisch.
Der Bankabgleich erkennt Rechnungsnummern wie „RE-2026-0412“ oder „RE 2026/412“ nach Ihren Nummernkreisen. Jahreszahlen hält er nicht mehr für Rechnungsnummern.
Die Übersicht der Auffälligkeiten meldet jetzt auch doppelt bezahlte Rechnungen, ungewöhnliche Beträge, neue Bankverbindungen und lange fehlende Belege. Ein Klick öffnet den Umsatz im Bankabgleich.
Behoben
3Mahnungen bezahlter Rechnungen blieben offen und standen als überfällig im Kalender. Jetzt setzt die Zahlung den Mahnvorgang auf „Bezahlt“, Betrag und Gebühr bleiben wie verschickt.
Beim CSV-Import von Sparkasse-Auszügen landeten Buchungsbeträge als Anfangs- und Endsaldo. Jetzt kommen die Salden aus dem Kopf der Datei, die Saldoprobe stimmt.
Bei sehr vielen Mahnungen lud die Cloud nicht alle Einträge, die ältesten Mahnungen und Mahnstopps fehlten. Jetzt lädt OfficeOmni das Mahnregister vollständig.