Inventur vorbereiten: Checkliste für kleine Unternehmen

Eine Inventur vorbereiten heißt: Am Stichtag wird nur noch gezählt — alle Entscheidungen, Aufräumarbeiten und Klärungen liegen dann bereits hinter Ihnen. Planen Sie dafür vier Wochen ein: In der ersten Woche legen Sie Stichtag, Inventurart und Umfang fest, danach bereinigen Sie Stammdaten und Kennzeichnung, räumen das Lager auf und klären offene Warenbewegungen. Die Inventur-Checkliste unten führt durch alle fünf Phasen; sie steht auch als PDF zum Ausdrucken bereit.

Stichtag und Inventurart festlegen

Nach § 240 HGB stellt jeder Kaufmann zum Schluss des Geschäftsjahres ein Inventar auf, in dem die Vermögensgegenstände — darunter die Warenbestände — genau verzeichnet sind. Kleine Einzelkaufleute können nach § 241a HGB von dieser Pflicht befreit sein; ob das auf Ihren Betrieb zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wie Sie zum Inventar kommen, lässt das Gesetz in Grenzen offen. § 241 HGB lässt Vereinfachungen zu: eine Aufnahme auf Grund von Stichproben mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden (Absatz 1), andere Verfahren ohne körperliche Aufnahme zum Stichtag — in der Praxis die permanente Inventur auf Grundlage einer laufenden Lagerbuchführung (Absatz 2) — sowie die vor- oder nachverlegte Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende (Absatz 3). Welches Verfahren passt, klären Sie ebenfalls mit Ihrer Steuerberatung; dieser Ratgeber beschreibt die Organisation, nicht die rechtliche Bewertung.

Für die Planung genügt zunächst eine Entscheidung: An welchem Tag wird gezählt, und was gehört dazu? Ein Betrieb mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr zählt häufig am 31. Dezember oder an einem vorverlegten Termin, an dem wenig Ware bewegt wird. Halten Sie den Stichtag schriftlich fest, dazu die Lager, Regale, Außenlager und Fahrzeuge, die zum Umfang gehören. Ware, die am Stichtag unterwegs ist, und Kommissionsware brauchen eine eigene Regel — sonst wird sie doppelt oder gar nicht gezählt.

Inventur-Checkliste: von vier Wochen vorher bis zum Stichtag

Die Punkte sind nach Phasen geordnet. Hakt eine Phase, verschieben Sie nicht den Stichtag, sondern holen die Punkte in der Folgewoche nach. Die Liste endet mit dem Start der Zählung; was während der Zählung gilt, steht in Inventur durchführen. Die fünf Phasen entsprechen der Checkliste als PDF.

Vier Wochen vorher: Rahmen festlegen

1. Stichtag festlegen und im Betrieb bekanntgeben
2. Inventurart wählen: Stichtagsinventur, vor- oder nachverlegte Inventur, permanente Inventur oder Stichprobe — Wahl mit der Steuerberatung abstimmen
3. Umfang festhalten: Lager, Regale, Außenlager, Fahrzeuge, Kommissionsware, Ware unterwegs
4. Verantwortliche Person benennen und Zählteam einteilen
5. Zählgeräte und Material bereitstellen: Handscanner, Smartphones, Etikettendrucker, Zählbögen

Drei Wochen vorher: Stammdaten und Kennzeichnung

1. Artikelstamm prüfen: Artikelnummer, EAN und Barcode je Artikel eindeutig, keine doppelten Kennungen
2. Mengeneinheit je Artikel hinterlegt (Stück, Meter, Karton)
3. Lagerplätze mit Kurzcode und Etikett gekennzeichnet; fehlende Etiketten drucken
4. Artikel oder Fächer mit lesbarem Etikett versehen (Artikelnummer oder EAN, Mengeneinheit, Stück je Gebinde); fehlende Etiketten drucken
5. Dienstleistungen und übergeordnete Artikel ohne eigenen Bestand (Vaterartikel, Sets) aus dem Zählumfang nehmen
6. Artikel ohne Bestand und Auslaufartikel im System bereinigen

Zwei Wochen vorher: Lager aufräumen

1. Jeden Artikel an seinen Lagerplatz bringen; Mischplätze auflösen
2. Angebrochene Gebinde kennzeichnen und Restmengen zusammenführen
3. Retouren, Reklamationen und Kommissionsware räumlich trennen und beschriften
4. Beschädigte Ware auf einen eigenen Platz stellen; entscheiden, ob sie gezählt oder ausgebucht wird
5. Gänge freiräumen, Beleuchtung und Leitern prüfen

Eine Woche vorher: Warenbewegungen klären

1. Alle Wareneingänge bis zum Stichtag verbuchen; Lieferscheine ohne Rechnung und Rechnungen ohne Ware auflisten
2. Reservierungen und offene Bestellungen kennen: reservierte Ware liegt im Regal, bestellte Ware noch nicht
3. Umbuchungen zwischen Lagerorten abschließen
4. Annahme- und Lieferstopp für den Zähltag festlegen und Kunden sowie Lieferanten informieren
5. Geräte testen: Probescan, Akku, Netzabdeckung (WLAN oder Mobilfunk) im Lager, Zugang zum Zählbogen

Stichtag: Start der Zählung

1. Bestand einfrieren: keine Buchungen auf den Lagerplätzen, die gezählt werden
2. Buchungsstand bestätigen: alle Wareneingänge und Umbuchungen bis zum Vortag sind verbucht
3. Team einweisen: Zählregeln, Mengeneinheiten, Umgang mit Anbruch, leeres Fach als 0 eintragen, Ansprechpartner bei Fragen
4. Zählbögen ausgeben und Bereiche zuweisen; jeder Platz hat genau eine zuständige Person
5. Annahme- und Lieferstopp im Betrieb bestätigen

Beispiel: Sanitärlager mit drei Regalen

Ein Installationsbetrieb zählt am 30. September in einem Lager mit den Regalen R11, R12 und R13. Vier Wochen vorher legt die Geschäftsführung den Stichtag fest und benennt die Lagerleiterin als Verantwortliche. Sie geht die Regale mit der Checkliste ab und findet drei Punkte:

• In R12, Ebene 2, liegen Kabelbinder 200 mm in Natur und in Schwarz unter derselben EAN. Beim Scan würde die Menge am ersten Treffer landen. Sie trägt für die schwarze Variante eine eigene Kennung nach.
• Für Schlauchschellen 16–25 mm fehlt die Mengeneinheit. Ohne sie weiß der Zähler nicht, ob er Stück oder Kartons melden soll. Sie hinterlegt „Stück“ und vermerkt auf dem Etikett, wie viele Stück ein Karton enthält.
• Dichtungsringe 12 mm stehen mit 3 reservierten und 50 bestellten Stück im System. Die 50 Stück sind noch nicht da; die Lieferung wird auf die Woche nach dem Stichtag gelegt, damit sie nicht während der Zählung eintrifft.

Zwei Wochen vorher kommen die Anbruchkartons aus R13 auf einen eigenen Platz, R11 verliert einen Mischplatz mit Retouren. In der letzten Woche testet ein Mitarbeiter den Handscanner im hinteren Teil des Lagers und stellt fest, dass das WLAN dort abbricht — ein zusätzlicher Zugangspunkt wird gesetzt. Am Stichtag zählt eine Person je Regal, die Lagerleiterin prüft die Abweichungen und schließt die Inventur ab. Die eigentliche Zählung dauert einen Vormittag, weil in den vier Wochen davor alle Fragen geklärt wurden.

Typische Fehler bei der Inventurvorbereitung

• Der Stichtag steht, das Team erfährt es zu spät. Wer erst am Vortag eingeteilt wird, kennt weder Bereich noch Zählregeln. Die Einteilung gehört in die erste Woche; wie Sie Aufgaben verteilen, beschreibt Inventur im Team organisieren und Doppelzählungen vermeiden.
• Doppelte Kennungen bleiben unentdeckt. Zwei Artikel mit derselben EAN sind bis zum Stichtag unauffällig. Beim Scan landet die Menge dann still am falschen Artikel, und die Differenz erscheint erst bei der Auswertung.
• Ware kommt während der Zählung an. Ohne Annahmestopp steht eine Palette im Gang, die weder im Buchbestand noch auf dem Zählbogen ist. Legen Sie Lieferungen um oder stellen Sie sie beschriftet in einen Bereich außerhalb des Umfangs. Wie Sie Bereiche nacheinander sperren und zählen, zeigt Inventur im laufenden Betrieb.
• Reservierte Mengen werden abgezogen. Reservierte Ware liegt physisch im Regal und wird gezählt; erst die Auslieferung nimmt sie heraus. Wer sie beim Zählen abzieht, erzeugt eine Fehlmenge, die es nicht gibt.
• Geräte werden erst am Stichtag ausprobiert. Leere Akkus, fehlender Zugang und Funklöcher kosten am Zähltag Stunden. Ein Probescan in jedem Regalgang eine Woche vorher deckt das auf; den Testlauf beschreibt Inventur mit dem Smartphone vorbereiten.
• Die Zählregel für leere Fächer fehlt in der Einweisung. Ohne die Regel „Ein leeres Fach wird als 0 eingetragen“ kann später niemand unterscheiden, ob das Fach leer war oder vergessen wurde. Eine 0 ist eine Zählung, ein leeres Feld nicht.

So unterstützt OfficeOmni die Inventurvorbereitung

Die Stammdatenpunkte der Checkliste — doppelte Kennungen, fehlende Mengeneinheiten, reservierte oder bestellte Mengen und Artikelarten ohne zählbaren Bestand (Vaterartikel, Dienstleistungen) — prüft OfficeOmni auf Knopfdruck. Im Dialog Neue Inventur wählen Sie den Lagerplatz, den Inventurtyp (Jahresinventur, Stichtagsinventur, Zwischeninventur oder Permanente / zyklische Inventur) und den Stichtag. Der Knopf Vorbereitung prüfen steht über Inventur starten, daneben der Hinweis „Sieht nach, was der Zählung im Weg steht — der Start bleibt möglich.“ Jeder Befund nennt den Artikel und den Grund im Klartext, etwa „3 reserviert, 50 bestellt. Diese Menge liegt noch nicht im Regal.“ Für die Zählung gilt dabei weiter die Regel aus der Checkliste: Die drei reservierten Stück liegen im Regal und werden gezählt, die 50 bestellten nicht. Unter der Liste steht immer, wie viele Artikel geprüft wurden — nur solche mit Bestand größer 0 an diesem Lagerplatz. Die Prüfung gilt für den gewählten Lagerplatz; doppelte Kennungen sucht sie nur unter dessen Artikeln, nicht im gesamten Artikelstamm. Beim Wechsel des Lagerplatzes wird das Ergebnis geleert.

Die Prüfung meldet, sie blockiert nicht, und sie bereinigt nichts von selbst: EAN, Barcode, Mengeneinheit und das Dienstleistungs-Kennzeichen pflegen Sie im Artikel nach und prüfen erneut. Als offene Bewegung gelten dabei nur die am Artikel von Hand gesetzten Reservierungs- und Bestellmengen; offene Aufträge und Lieferungen prüft sie nicht vollständig — diese Punkte bleiben auf Ihrer Checkliste. Den Punkt „Bestand einfrieren“ übernimmt während der Zählung die Inventursperre: Läuft eine Inventur, lehnt OfficeOmni Lagerbuchungen auf diesem Lagerplatz ab. Beim Anlegen eines Lagerplatzes schlägt OfficeOmni Anzeigename und Kurzcode vor, beide lassen sich überschreiben; QR-Etiketten für Lagerplätze erzeugen Sie stapelweise im Programm und drucken sie im gewählten Etikettenformat (QR-Etiketten für Lagerplätze drucken). Einzelheiten zur Prüfung stehen auf der Funktionsseite Inventur vorbereiten.

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Wenn Sie sehen möchten, wie eine vorbereitete Inventur im Programm aussieht: Inventur mit Beispieldaten ansehen — der Vorführ-Mandant läuft in der Windows-Anwendung ohne Konto.