Jahresinventur als Kampagne anlegen und Regale freigeben

Die Jahresinventur legen Sie in OfficeOmni als Kampagne an: über den Menüpunkt Inventur in der Navigation, dort + Neue Inventur. Die Kampagne beschreibt Bezeichnung, Typ, Stichtag und Umfang — ganzes Lager, gewählte Regale oder einzelne Plätze — und sperrt zunächst nichts. Erst Regale freigeben … legt je Lagerplatz eine Zählsitzung an und sperrt ihn für Buchungen. Sie zählen und prüfen jeden Platz in seiner Sitzung; die Kampagnenseite zeigt den Fortschritt je Regal.

Inventurübersicht je Jahr

Der Menüpunkt Inventur öffnet die Übersicht. Oben stehen das Jahr, + Neue Inventur und Neu laden. Die Reiter Alle, Vorbereitung, Zählung, Prüfung, Abgeschlossen und Storniert filtern die Liste. Jede Zeile trägt eine Kennung wie JI-2026-01, Stichtag, Verantwortlichen und Umfang; rechts stehen Bericht und ein Knopf mit der Phase, etwa Zählung öffnen. Einzelinventuren außerhalb einer Kampagne erreichen Sie über Zur Arbeitsansicht →.

Neue Inventur anlegen

Anlegen, Umfang, Zuständigkeiten, Freigeben, An Zählgeräte senden und Erneut zählen brauchen das Recht Inventur starten oder Zur Prüfung freigeben; Abschließen, Stornieren und Wieder öffnen das Recht zum Abschließen oder Stornieren.

1. Klicken Sie auf + Neue Inventur. Der Dialog Neue Inventur öffnet sich.
2. Wählen Sie den Typ und prüfen Sie Stichtag, Bezeichnung, Blindzählung, Verantwortlich und Bemerkung.
3. Legen Sie den Umfang fest: Ganzes Lager, Regale wählen oder Einzelne Plätze wählen.
4. Klicken Sie auf Inventur vorbereiten. Die Kampagne steht danach unter Vorbereitung.

Zuständigkeiten bearbeiten

Zuständigkeiten bearbeiten … öffnet den Dialog Zuständigkeiten – Jahresinventur 2026. Unter Verantwortlich wechseln Sie die verantwortliche Person; unter Team nehmen Sie mit Benutzer hinzufügen oder Name ohne Konto Zählende auf. Unter Regale kreuzen Sie Regale an, wählen unter zuweisen an eine Person oder niemand und klicken auf Übernehmen. Was die Spalte Zuständig der Regaltabelle bewusst nicht zeigt, erklärt die Funktionsseite Inventur im Team: Zuständigkeiten, Protokoll und Inventurbericht.

Regale freigeben

1. Klicken Sie auf der Kampagnenseite auf Regale freigeben …. Der Dialog listet jedes Regal mit „Regal R12 · 8 von 8 Plätzen offen“.
2. Kreuzen Sie nur die Regale an, die jetzt gezählt werden, und klicken Sie auf Vorschau. Sie meldet „Anlegen: 8 · Übersprungen: 0 · Konflikte: 1“ und listet die Konflikte, etwa „R12-03: läuft bereits als Einzelinventur INV-2026-0012“; Übernehmen ordnet diese Sitzung der Kampagne zu.
3. Klicken Sie auf Freigeben. Der Dialog meldet „8 Sitzungen angelegt.“; nicht angelegte Plätze stehen mit Grund unter „2 Plätze nicht freigegeben:“.
4. Schließen beendet den Dialog.

An Zählgeräte senden

Mit Cloud-Anmeldung sendet OfficeOmni die Zählbögen nach der Freigabe von selbst an die Zählgeräte; das Ergebnis steht im letzten Schritt des Freigabedialogs. An Zählgeräte senden … wiederholt das Senden für eine laufende Kampagne; das Ergebnis erscheint dann als Band über den Kennzahlen: „8 Zählbögen an die Zählgeräte gesendet · 0 mit offener Gerätezählung (belassen) · 0 Fehler“. Den Rückweg beschreibt Zählgerät verbinden und Zählungen übernehmen.

Fortschritt von Zählung und Prüfung lesen

Der Kopf der Kampagnenseite zeigt Phase und „Jahresinventur · Stichtag 31.12.2026 · Verantwortlich: Lea Wagner“. Darunter stehen die Kennzahlen Fortschritt, Gezählt, Nachzählungen und Plätze nicht begonnen; Abweichungen und Ungeklärt nur mit dem Recht, Soll-Mengen trotz Blindzählung zu sehen, Differenzwert zusätzlich nur mit dem Recht auf Einkaufspreise.

Ein aufgeklapptes Regal listet seine Plätze; Öffnen führt in die Sitzung, Erneut zählen legt an einem abgeschlossenen Platz einer laufenden Kampagne nach Rückfrage eine neue Sitzung an. Zählen, prüfen und buchen je Platz beschreibt Inventur durchführen.

Beispiel: Halle Nord in vier Regalen

Die Kampagne „Jahresinventur 2026“ umfasst die Regale R11 bis R14 mit 32 Plätzen. Lea Wagner gibt am 28.12. nur R11 und R12 frei; R13 und R14 bleiben buchbar. Am 30.12. trägt R11 das Abzeichen ✓ Vollständig geprüft, R12 steht in der Phase Prüfung mit 100 % Zählung und 50 % Prüfung; Platz R12-06 zeigt In Bearbeitung, weil die Abweichung bei Artikel 4711 (Soll 12, Ist 9) noch begründet wird. Am 2.1. gibt sie R13 und R14 frei; deren Sollmengen stammen vom Buchbestand dieses Tages, die Kampagne bleibt wegen des Stichtags 31.12.2026 unter 2026.

Bericht, Wieder öffnen und Protokoll

Bericht … öffnet das Fenster Inventurbericht – Jahresinventur 2026 mit Vorschau (Format A4 oder A3, Hochformat oder Querformat), PDF und Drucken; Excel … schreibt eine Arbeitsmappe mit den Blättern Übersicht, Bereiche, Sitzungen, Positionen und Protokoll. Der Bericht braucht das Recht Bericht einsehen; die Meldung bei fehlendem Recht nennt es „Inventurbericht“.

Wieder öffnen … erscheint nur bei einer abgeschlossenen Kampagne und nur, wenn die Datenbank das Protokoll kennt (sonst steht der Hinweis in der Historie). Die Begründung ist Pflicht (mindestens 10 Zeichen). Gebuchte Bestände bleiben unverändert, Umfang und Zuständigkeiten sind wieder änderbar.

Die Historie ist das Protokoll mit genau sieben Aktionen: Angelegt, Freigegeben, Abgeschlossen, Wieder geöffnet, Storniert, Verantwortlich geändert und Erneut zum Zählen freigegeben, jeweils mit Zeitpunkt, Benutzer und Detail. Teamänderungen und einzelne Zählungen stehen nicht darin.

Abschließen oder Stornieren

Abschließen bleibt gesperrt, solange ein Platz offen ist; ein Band nennt sie: „Abschließen geht erst, wenn jeder Platz geprüft ist. Offen: R12-02, R12-05, R12-06, R12-07, R13-01 und 19 weitere“. Die Rückfrage Inventur abschließen nennt die Kampagne und weist darauf hin, dass sich danach weder Umfang noch Freigaben ändern lassen. Danach zeigt der Kopf „Abgeschlossen am 05.01.2027, 17:42 von Lea Wagner“.

Stornieren geht nur in der Vorbereitung. Die Rückfrage Inventur stornieren weist darauf hin, dass noch nichts freigegeben wurde und die Vorbereitung verworfen wird.

Typische Fehler

• Alles auf einmal freigeben. Geben Sie Regale in der Reihenfolge frei, in der Sie zählen.
• Falscher Stichtag. Eine Zählung im Januar für das alte Jahr erscheint nur mit dem Stichtag 31.12. unter dem alten Jahr; die Sollmengen stammen trotzdem vom Tag der Freigabe.
• Fertigmeldung mit Abschluss verwechseln. Ein am Zählgerät fertig gemeldeter Bogen ist nicht geprüft; erst die abgeschlossene Sitzung zählt für Prüfung.
• Umfang zu spät ändern. Nach dem Abschließen sind Umfang und Freigaben fest; fehlt ein Regal, öffnen Sie die Kampagne mit Begründung wieder.

So unterstützt OfficeOmni die Jahresinventur

Die Kampagne verbindet Planung, Freigabe je Regal, Zählung, Prüfung und Bericht in einer Übersicht je Jahr; gesperrt ist nur, was gerade gezählt wird. Umfang, Phasen und Rechte beschreibt die Funktionsseite Jahresinventur als Kampagne, die Vorbereitung unabhängig von der Software der Ratgeber Inventur vorbereiten.

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