Inventur im Team organisieren und Doppelzählungen vermeiden

Eine Inventur mit mehreren Mitarbeitern gelingt, wenn jeder Lagerbereich genau einer Person gehört, jede Übergabe schriftlich festgehalten wird und eine zweite Person die Zählung prüft, bevor sie gebucht wird. Doppelzählungen und Lücken entstehen, wo zwei Personen dasselbe Regal für ihren Bereich halten, wo Ware während der Zählung bewegt wird oder eine Übergabe ohne Notiz stattfindet. Wer eine Inventur im Team organisiert, verteilt die Aufgaben in vier Schritten: Zählbereiche nach Ort schneiden, Zuständigkeiten je Regal festlegen, den Fortschritt je Regal führen und im Vier-Augen-Prinzip nachprüfen — hier am Beispiel eines Lagers mit drei Personen.

Zählbereiche nach Ort schneiden, nicht nach Artikelgruppe

Ein Zählbereich ist ein zusammenhängendes Stück Lager: ein Regal, ein Gang, eine Fläche. Schneiden Sie die Bereiche nach dem Ort der Ware, nicht nach Artikelgruppen. Wer „alle Schrauben“ zählen soll, läuft durch das ganze Lager und trifft auf Regale, die eine andere Person gerade zählt. Wer „Regal R12“ zählt, hat eine klare Grenze.

1. Listen Sie alle Regale, Lagerplätze und Sonderflächen auf: Wareneingang, Kommissionierzone, Sperrlager, Außenlager.
2. Bilden Sie Bereiche entlang der Laufwege, sodass eine Person ihren Bereich ohne Kreuzung mit anderen abarbeitet.
3. Führen Sie Sonderflächen als eigene Bereiche, auch kleine. Das Sperrlager gehört nie „nebenbei“ zu einem Regalgang.
4. Ordnen Sie jeden Lagerplatz genau einem Bereich zu. Ein Platz ohne Bereich wird vergessen, ein Platz in zwei Bereichen wird doppelt gezählt.
5. Markieren Sie die Bereichsgrenzen sichtbar, etwa mit einem Zettel am ersten und letzten Regal.

Zuständigkeiten je Regal festlegen

Für jeden Bereich gibt es eine zählende Person und eine prüfende Person. Beide Rollen liegen nie bei derselben Person. Dazu kommt eine verantwortliche Person für die ganze Inventur, die Umfang, Reihenfolge und Abschluss entscheidet.

Übergaben zwischen Zählern regeln

Eine Übergabe entsteht bei jeder Pause, bei einem Schichtwechsel und wenn eine Person einspringt. Ohne Regel beginnt die übernehmende Person irgendwo im Regal und zählt Plätze doppelt oder überspringt sie.

1. Übergeben Sie nur an Regalgrenzen. Ein angefangenes Regal wird fertig gezählt oder bleibt bis zur Rückkehr unberührt.
2. Halten Sie den Stand schriftlich fest: Regal, letzter gezählter Platz, Uhrzeit, Name. Beispiel: „R13 bis R13-04 gezählt, ab R13-05 offen, 11:40, Jonas“.
3. Die übernehmende Person beginnt beim ersten offenen Platz und ergänzt die Notiz mit ihrem Namen.
4. Die abgebende Person bleibt bis zum Ende der Inventur für Rückfragen zu ihrem Bereich erreichbar.

Fortschritt je Regal sichtbar machen

Alle Beteiligten brauchen eine gemeinsame Übersicht, die je Regal zeigt, ob es offen, gezählt oder geprüft ist: eine Tafel am Lagereingang, eine ausgedruckte Liste oder eine Software. Entscheidend ist, dass der Fortschritt je Bereich geführt wird und nicht je Person.

Eine Übersicht je Person („Jonas: 3 Regale, Merve: 2 Regale“) verleitet zum Wettlauf und sagt nicht, welche Plätze noch fehlen. Die Übersicht je Regal beantwortet die Frage, die während der Inventur zuerst zählt: Was ist noch offen?

Nachprüfung im Vier-Augen-Prinzip

Nach § 240 HGB sind die Vermögensgegenstände im Inventar genau zu verzeichnen. Die Nachprüfung durch eine zweite Person ist eine Frage der Organisation, nicht des Gesetzes — sie fängt Zählfehler vor der Buchung auf.

1. Die prüfende Person wählt je Regal einige Plätze aus und zählt sie erneut, ohne das Ergebnis der ersten Zählung zu kennen.
2. Jede Abweichung zur Buchmenge wird ein zweites Mal gezählt. Weichen erste und zweite Zählung voneinander ab, zählt eine dritte Person.
3. Jede bestätigte Abweichung bekommt einen Grund: Bruch, Fehlbuchung, Verwechslung, Entnahme ohne Buchung. Wie Sie Gründe finden, steht im Ratgeber Inventurdifferenzen klären.
4. Erst nach der Prüfung wird gebucht. Ein Regal gilt als fertig, wenn alle seine Plätze gezählt und geprüft sind.

Beispiel: drei Personen, Regale R11 bis R20 und ein Sperrlager

Ein Kleinteillager hat zehn Regale R11 bis R20 mit je acht Plätzen (R11-01 bis R11-08 und so fort), verteilt auf zwei Gänge, sowie ein Sperrlager S01 für Retouren und beschädigte Ware. Anna leitet das Lager, Jonas und Merve zählen mit. Die Inventur ist für einen Tag angesetzt.

Anna zählt zuerst das Sperrlager S01, vermerkt bei sechs Retourenkartons „Retoure, ungeprüft“ als Zustand und ist danach als Prüferin für Gang 1 frei.

Jonas zählt auf Platz R12-03 den Artikel „Kabelbinder 200 mm schwarz“: 14 Beutel à 100 Stück und ein angebrochener Beutel mit 37 Stück, also 1.437 Stück; die Gebinde vermerkt er auf dem Zählbeleg. Die Buchmenge beträgt 1.500; da Jonas die Sollmenge nicht kennt, fällt die Abweichung erst Anna bei der Prüfung auf. Sie fordert eine Nachzählung an, Merve kommt ebenfalls auf 1.437. Der Grund ist eine nie gebuchte Entnahme für eine Reparatur; Anna trägt ihn ein.

Um 11:40 Uhr wird Jonas zu einer Anlieferung gerufen. Er hat R13 bis Platz R13-04 gezählt und notiert das auf der Übersicht; Merve übernimmt ab R13-05, sobald R16 fertig ist. Die Anlieferung bleibt auf der Wareneingangsfläche stehen und wird erst nach der Inventur eingebucht. Am Nachmittag prüft Anna R11 bis R15 mit je zwei Stichproben, Jonas danach R16 bis R20. Am Ende sind alle Regale und das Sperrlager geprüft; gebucht wird am nächsten Morgen.

Typische Fehler bei der Inventur im Team

• Bereiche nach Artikelgruppe schneiden. Zählende laufen kreuz und quer und treffen sich in denselben Regalen.
• Das Sperrlager vergessen. Retouren und beschädigte Ware liegen außerhalb der Regalgänge und fehlen dann im Inventar.
• Gezählte Plätze nicht kennzeichnen. Eine Zählmarke am fertigen Platz zeigt den Stand; sie wird nach der Prüfung entfernt.
• Buchungen während der Zählung. Ein Wareneingang in ein halb gezähltes Regal macht die Zählung unbrauchbar; eintreffende Ware wird gesondert gestellt und danach eingebucht.
• Gebinde als Stück zählen. „14“ statt „1.400“ kostet Zeit in der Klärung. Erfassen Sie die Menge in der Grundeinheit und vermerken Sie die Umrechnung auf dem Zählbeleg („14 Beutel à 100 Stück = 1.400“).

So unterstützt OfficeOmni die Inventur im Team

In OfficeOmni legen Sie die Jahresinventur als Kampagne an: über das ganze Lager, gewählte Regale oder einzelne Plätze. Die Vorbereitung sperrt noch nichts. Über Regale freigeben … geben Sie Regal für Regal frei (Anleitung im Handbuch Jahresinventur anlegen und freigeben); je Platz entsteht eine Zählsitzung, ab diesem Moment ist der Platz für Buchungen gesperrt, nicht freigegebene Regale bleiben buchbar. Je Lagerplatz läuft höchstens eine offene Zählsitzung; ein Platz, der schon als Einzelinventur gezählt wird, erscheint bei der Freigabe als Konflikt. So entstehen keine zwei Zählbögen für denselben Platz.

Die zählende Person je Regal tragen Sie über Zuständigkeiten bearbeiten … ein (eine Person je Regal; wer prüft, regeln Sie weiterhin in Ihrer Übersicht): Regale ankreuzen, unter zuweisen an eine Person mit Konto oder einen Namen ohne Konto wählen, auf Übernehmen klicken. Den Fortschritt sehen Sie je Regal mit Phase, Zähl- und Prüfstand und je Bereich als Karte. Kampagnenseite, Bereichskarten und Kampagnenbericht führen bewusst keine Zählzahlen, Zeiten oder Ranglisten je Person; die Kampagnenseite sagt es selbst: „Zeigt Bereiche und ihren Fortschritt – keine Leistung einzelner Personen.“ Im einzelnen Zählbogen bleibt je Position sichtbar, wer wann gezählt hat — das braucht die Prüfung für Rückfragen (Funktionsseite Inventur im Team).

Sind Zählgeräte verbunden und ist die Installation in der Cloud angemeldet, gehen die Zählbögen beim Freigeben gesammelt an die Geräte; geänderte Zuständigkeiten erreichen sie erst über An Zählgeräte senden …. Am Gerät wählt die zählende Person unter Ich bin ihren Namen und filtert mit Meine Regale; das ist keine Sperre. Die Kampagnenseite zeigt je Regal „Wird gerade am Zählgerät gezählt · vor 12 Sek.“, ohne Personennamen. Die Fertigmeldung am Gerät ist kein Abschluss: Einen Abweichungsgrund können Zählende dort schon wählen, Pflicht wird er erst beim Abschluss; Prüfung, Nachzählung anfordern und Buchung bleiben im Hauptprogramm. Einen abgeschlossenen Platz nehmen Sie über Erneut zählen als neue Sitzung noch einmal auf (Handbuch: Zählgerät verbinden und Zählungen übernehmen).

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Wenn Sie den Ablauf einmal durchspielen möchten: Inventur mit Beispieldaten ansehen — im Vorführ-Mandanten der Windows-Anwendung, ohne Konto.